La Dematerializzazione per ridurre i costi e l’impatto ambientale in azienda.

Molte aziende, oggi, si pongono tra gli obiettivi principali la riduzione dei costi di gestione e il miglioramento del proprio impatto ambientale.

Tra le strategie utili per il raggiungimento di questi obiettivi, la dematerializzazione ricopre un ruolo determinante.

Vediamo quali sono i vantaggi di investire nella dematerializzazione e quali strategie e strumenti puoi usare, in concreto!

Quanto puoi risparmiare con la dematerializzazione?

L’eliminazione di documentazione cartacea in favore di documenti digitali ti permette di ridurre o eliminare completamente i costi di:

• acquisto materiali di cancelleria consumabili (fogli, penne, spillatrici e punti per ricaricarle, clip, francobolli, etc…);
• acquisto di spazi e mobili per l’archiviazione;
• stampa;
• invio fisico di documenti.

Ci sono da considerare anche i costi indiretti, derivati da:

• tempo impiegato per la redazione di ogni documento;
• gestione dell’archiviazione;
• ricerca del documento e dei contenuti (nel cartaceo non puoi fare ctrl + f !);
• maggiore possibilità di errore.

Ogni azienda è una realtà a sé, per cui è impossibile fare una stima precisa di quanto si può risparmiare con la dematerializzazione.

Ci sono però alcuni studi interessanti, svolti negli ultimi anni, che hanno evidenziato come la digitalizzazione dei documenti comporti una riduzione dei costi e un aumento della produttività per le aziende.

Uno di questi è stato condotto dall’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano, che nell’approfondimento “Fattura Elettronica: 5 concreti vantaggi per privati e PA italiane” pubblicato nel 2020, al punto 5 stima che la gestione della fatturazione in formato digitale nei confronti della PA comporti per le aziende un risparmio che va dai 5 ai 9 euro a fattura inviata, che sale a 25 – 65 euro nel caso di transazioni tra privati.

Risparmio di tempo

Chi fa impresa lo sa: il tempo è denaro.

Gestire un documento in formato cartaceo comporta un notevole impiego di tempo da parte tua e dei tuoi collaboratori.

Pensa ad esempio a quanto tempo serve per:

• recuperare un documento da un archivio;
• copiare una porzione di testo da un documento all’altro;
• eliminare decine o centinaia di documenti obsoleti;
• ristampare un documento perché contiene errori;
• inviare documenti via posta ordinaria o posta raccomandata.

Miglioramento dei servizi

Oggi nessun cliente vuole essere costretto a compilare e conservare decine di documenti e moduli cartacei.

Gestire i servizi in maniera paper-less è quindi importantissimo e può addirittura costituire un valore aggiunto rispetto ai tuoi concorrenti, perché contribuisce a creare un’esperienza positiva per i tuoi clienti.

Pensa a quanto è comodo inviare un ordine, rispondere a una comunicazione, compilare un form di feedback, il tutto in pochi minuti e in qualunque posto si trovi direttamente dallo smartphone!

Se vuoi approfondire le caratteristiche e i vantaggi di adottare la modulistica digitale, leggi l’articolo: Perché dovresti investire nella modulistica digitale.

L’impatto ambientale del cartaceo

Come puoi facilmente intuire, i documenti cartacei hanno un impatto sull’ambiente non trascurabile.

Ecco alcuni dati:

• Per produrre una tonnellata di carta occorrono 15 alberi, 440mila litri d’acqua e 7.600 kWh di energia elettrica (fonte Comune di Torino);
• ogni tonnellata di carta prodotta corrisponde a un quantitativo di rifiuti che può arrivare a una tonnellata;
• il tempo di decomposizione di ogni cartuccia per stampante è di 1.000 anni (fonte Energy Central);
• le stampanti laser possono emettere nanopolveri altamente inquinanti, costituendo un rischio per la salute oltre che per l’ambiente (fonte Corriere della Sera).

Vi sono poi tutta una serie di processi inquinanti correlati, come ad esempio:

• la fabbricazione del materiale;
• il trasporto del materiale e dei documenti;
• energia elettrica e riscaldamento di uffici adibiti all’archiviazione;
• lo smaltimento dei rifiuti.

Come aumentare la Dematerializzazione nella tua azienda?

Conclusioni

La Dematerializzazione viene adottata sempre più da aziende di ogni tipologia e dimensione.

Se la tua azienda non si occupa direttamente di soluzioni informatiche, scegli sempre di affidarti a professionisti del settore con comprovata esperienza, onde evitare di incappare in problematiche legate alla sicurezza e alla validità legale dei tuoi documenti.