Quando parliamo di Digitalizzazione delle Imprese o Trasformazione Digitale delle Imprese, in particolare le PMI e la Pubblica Amministrazione, uno dei primi argomenti che si vanno ad affrontare è certamente la Dematerializzazione, che consente di ottimizzare i processi e ridurre sensibilmente i costi.
Cosa si intende per Dematerializzazione?
La dematerializzazione consiste nel rendere un qualsiasi documento cartaceo fruibile in formato digitale. A seconda delle esigenze specifiche del settore di riferimento e/o del cliente, il documento viene dematerializzato seguendo delle regole tecniche specifiche,
Quando invece si parla di digitalizzazione si intende un processo di creazione del documento (o di una procedura) direttamente in formato digitale.
Quando il documento è fruibile in formato digitale, viene definito documento digitale, o documento informatico.
Si pensi alle varie procedure che una volta andavano fatte offline, “a mano”, e che oggi vengono svolte tramite sistemi informatici, come ad esempio il sistema di fatturazione elettronica o le bollette digitali.
Queste attività si possono applicare a qualsiasi tipo di documento, compresi documenti giuridici, certificazioni, ricevute di pagamento, fatture, compravendite, incassi, ecc.
Come funziona?
La trasformazione di un documento cartaceo in un documento informatico può avvenire principalmente in due modi:
- Eseguendo una scansione del documento cartaceo esistente;
- creando tutti i documenti già in formato elettronico, di solito tramite un software specifico.
Quali sono i benefici di dematerializzare i documenti cartacei?
Abbandonare progressivamente i documenti cartacei porta molti vantaggi, sia alle aziende che ai loro clienti. Vediamo quelli più importanti:
- Riduzione costi per la stampa, la spedizione dei documenti, lo smaltimento dei toner;
- risparmio di tempo e risorse per gestire e trovare i documenti;
- tracciatura semplificata;
- impatto ambientale ridotto;
- possibilità di archiviare lo stesso documento in diverse cartelle e mantenerlo aggiornato in ogni sua istanza;
- condivisione interna ed esterna più veloce e semplice;
- maggiore controllo su chi può accedere a quali documenti, con conseguente riduzione di rischi per la sicurezza e la privacy;
- documenti sempre aggiornati, anche in copie diverse;
- possibilità di integrare i documenti con il Software Gestionale;
- riduzione degli errori in fase di compilazione e archiviazione.
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Inoltre, non dimenticare che una burocrazia più snella alleggerisce il lavoro del team e rende il cliente maggiormente soddisfatto.
Dematerializzazione e Pubblica Amministrazione
Uno degli ambiti di applicazione più comuni è sicuramente la Pubblica Amministrazione.
Come approfondito nell’articolo “Dematerializzazione” sul sito di PAQ – Pubblica Amministrazione di Qualità, la progressiva dematerializzazione dei documenti durante il processo amministrativo viene fortemente incoraggiata ormai da diversi anni.
L’AGID – Agenzia per l’Italia digitale ha anche pubblicato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in cui si spiegano le regole tecniche da seguire e che riguardano ogni aspetto del processo informatico, come ad esempio l’autenticazione degli utenti, i sistemi di protocollo informatico e la conservazione dei fascicoli informativi.
Firma digitale e valore probatorio
Soprattutto nel processo amministrativo è fondamentale garantire che i documenti digitali abbiano valore legale assoluto, cioè che siano stati effettivamente compilati e inviati dalla persona dichiarata.
Per questo si utilizzano vari sistemi informatici di autenticazione, come ad esempio la firma digitale, ovvero una particolare tipologia di firma elettronica avanzata (FEA), e l’autenticazione a mezzo SPID o CIE.
Per approfondire l’argomento leggi l’articolo Identità digitale: facciamo chiarezza, in cui ti spieghiamo cosa sono l’identità digitale, lo SPID, la CIE, la firma elettronica e a cosa servono.
Dubbi e incertezze verso la dematerializzazione
Il processo di dematerializzazione non è del tutto indolore e talvolta si presentano degli svantaggi che, tuttavia, possono essere gestiti con efficacia.
Di seguito un elenco delle incertezze che ci vengono presentate più spesso dai nostri clienti:
Probabilmente sì, e probabilmente incontrerai una certa resistenza da parte dei tuoi collaboratori che da anni sono abituati a “fare così” e non vorrebbero essere obbligati a cambiare le loro azioni quotidiane.
Ma se sceglierai un’azienda informatica seria e competente il processo sarà meno traumatico di quanto pensi e la soluzione verrà progettata e sviluppata per adeguarsi perfettamente alle tue esigenze specifiche.
Come per qualsiasi servizio informatico personalizzato, non esiste un prezzo fisso a cui fare riferimento, perché ogni soluzione viene realizzata tenendo conto delle esigenze specifiche del progetto.
L’investimento finanziario è comunque considerevole, ma devi sempre considerare che la gestione documentale tradizionale, che prevede l’uso di documenti in formato cartaceo, ha dei costi che verrebbero ridotti o addirittura eliminati: pensa ad esempio a carta, toner e stampanti non più necessari, o alle risorse umane che oggi si occupano dell’archiviazione dei documenti e che da domani potresti impiegare in attività più proficue.
Secondo il GDPR, i documenti (cartacei o digitali) devono essere archiviati in maniera sicura, anonima e con un adeguato livello di protezione dei dati, specialmente quelli sensibili.
Se da un lato un archivio cartaceo è soggetto a rischi di deterioramento fisico – incendi, perdite d’acqua, muffe e umidità… –, un archivio digitale dal suo canto potrebbe diventare il bersaglio di cyber attacchi, frodi e accessi non autorizzati.
La soluzione è quindi affidarsi sempre a consulenti informatici o aziende competenti, che sappiano fornirti gli strumenti adeguati per gestire i tuoi documenti digitali in sicurezza e in conformità delle regolamentazioni vigenti.
Uno dei dubbi più ricorrenti è la paura di perdere dei dati.
Grazie a dei sistemi di backup automatici e/o a copie ridondanti su server separati, il rischio di perdere dei dati è davvero minimo, soprattutto se pensiamo alla gestione documentale tradizionale in cui spesso un foglio viene smarrito perché archiviato nel posto sbagliato o perché se ne è persa traccia.
Uno dei vantaggi di un archivio digitale è proprio la possibilità di tenere traccia di ogni file e sapere esattamente quando è stato modificato/spostato e da chi.
FAQ sulla dematerializzazione
Il termine si riferisce all’attività di rendere un qualsiasi documento cartaceo fruibile in formato digitale.
La semplice trasformazione di documenti cartacei in file digitali può avvenire tramite scanner o smartphone e applicazioni specifiche, come app mobile e software avanzati.
Il termine si riferisce alla progressiva gestione informatizzata dei documenti e la sostituzione delle procedure tradizionali con procedure digitalizzate all’interno della Pubblica Amministrazione.
Si chiamano Document Management System (DMS), ovvero “sistemi di gestione dei documenti”, e sono dei software specifici per creare e organizzare documenti di varie tipologie, anche in maniera collaborativa.
La conservazione sostitutiva, detta anche “conservazione digitale a norma”, è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, che permette di assicurare il valore legale di un documento informatico nel tempo.
La soluzione migliore è l’utilizzo di un software ad hoc, di terze parti o proprietario, specialmente se i documenti sono molti e si vuole avere la possibilità di consultare velocemente tutti i dati attraverso un’interfaccia personalizzata.
Nell’articolo 42 del Codice dell’Amministrazione Digitale, pubblicato il 16 maggio 2005, si parla della dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni.
I principali vantaggi riguardano: risparmio di costi e risorse, risparmio di tempo, tracciatura semplificata, riduzione impatto ambientale, migliore gestione dei documenti, maggiore controllo su sicurezza e privacy, riduzione degli errori.