Cos’è un Documento digitale?

Il Documento digitale, detto anche documento informatico e documento elettronico, è un contenuto conservato in formato digitale, in opposizione al contenuto conservato in formato analogico.

In questo articolo approfondiamo cosa sono i documenti digitali, quali sono le caratteristiche e le tipologie e perché è importante nell’ambito della Dematerializzazione.

Definizione di Documento digitale

Come riportato in questo approfondimento sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale (AGID):

Il Regolamento eIDAS n. 910/2014 definisce il documento elettronico come “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

AGID

Dal momento che parliamo di digitale, è chiaro che ci riferiamo a un tipo di contenuto in cui le informazioni vengono salvate sotto forma di bit e conservate su un supporto fisico digitale come un disco rigido, un server o un CD.

Caratteristiche

A differenza di un documento fisico (ad esempio, un testo stampato su fogli di carta), il documento informatico ha una serie di caratteristiche che lo rendono assai vantaggioso per aziende ed enti della Pubblica Amministrazione:

• flessibilità: un documento può contenere testi, immagini, video, audio, tutto in un unico documento;
• riproducibilità: è possibile creare velocemente un alto numero di copie perfettamente identiche all’originale, che possono comunque essere modificate;
• trasmissibilità: grazie a software e applicazioni che usiamo tutti i giorni, come le email e i messaggi istantanei, possiamo inviare in pochi secondi un documento da una parte all’altra del pianeta attraverso il world wide web;
• interattività: i documenti digitali possono essere facilmente messi in relazione tra loro tramite collegamenti ipertestuali.

Vantaggi dei documenti digitali

Come abbiamo approfondito nell’articolo “Dematerializzazione: cos’è e perché sceglierla”, convertire la propria documentazione in formato digitale ha una serie di vantaggi per le aziende, con implicazioni in ambito economico, organizzativo e di sicurezza dei dati.

I benefici di affidarsi a sistemi di dematerializzazione dei documenti, infatti, sono:

• riduzione dei costi di archiviazione: milioni di parole, immagini e suoni vengono conservati in spazi di archiviazione digitale molto ridotti rispetto all’archiviazione di documenti analogici;
• maggiore efficienza nel cercare/catalogare/reperire informazioni;
• possibilità di incorporare nello stesso documento elementi multimediali, come immagini e video, collegamenti ipertestuali e animazioni;
• riduzione di tempi e costi di trasmissione dei documenti, sfruttando la velocità di Internet;
• possibilità di creare varie versioni del documento.

Valore legale del Documento informatico

Un Documento digitale, per avere valore legale – detto anche “valore probatorio” – deve contenere una firma elettronica.

Inoltre, si deve garantire che il documento abbia caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

Oggi, grazie anche alla diffusione dello Spid, è possibile generare documenti digitali con valore legale in pochi click – a proposito: se vuoi approfondire cosa sono la firma elettronica, Spid e CIE ti consigliamo di leggere questo articolo sull’identità digitale!

Un esempio che abbiamo sotto gli occhi ogni giorno sono le migliaia di istanze che i cittadini inviano alla Pubblica Amministrazione attraverso la piattaforma MOOn, a cui è possibile accedere tramite diversi sistemi di autenticazione digitale, tra cui Spid e CIE.

Quali formati di file esistono?

Esistono moltissimi tipi di file diversi, di seguito ne elenchiamo alcuni più famosi, suddivisi per categoria.

Documenti di testo

Sono usati spesso da programmi di videoscrittura, come Microsoft Word o LibreOffice Writer. Tra questi troviamo:

• .doc;
• .docx;
• .odt.

Codice sorgente

Questi file contengono codice di vari linguaggi di programmazione ed è alla base di software e applicazioni mobile. Esistono tantissimi linguaggi di programmazione e altrettante estensioni di file, tra le più usate ci sono:

• .php;
• .js;
• .asp.

Archivi e file compressi

Questi formati vengono usati per comprimere le dimensioni e archiviare in un unico file altri documenti e cartelle. I più famosi sono:

• .tar;
• .rar;
• .zip.

Esistono poi altri tipi di file molto usati, come ad esempio:

• .exe – file eseguibile;
• .p7m – documento firmato con firma elettronica;
• .sys – file di sistema;
• .ini – file di inizializzazione.

Per un elenco completo ti consiglio di leggere la pagina di Wikipedia “Lista di formati di file”.

Documenti informatici e Pubblica Amministrazione

Gli enti della Pubblica Amministrazione Italiana sono tenuti a seguire delle regole precise per quanto riguarda la gestione dei documenti informatici.

A questo scopo AGID ha pubblicato le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, in cui viene spiegato chiaramente in che modo l’ente deve gestire la documentazione in formato elettronico.

Tali linee guida contengono tutte le informazioni tecniche specifiche su come i documenti informatici devono essere creati, quali caratteristiche tecniche devono avere, come il documento va registrato e protocollato, etc…

Vuoi saperne di più sui documenti digitali e sulla Dematerializzazione?

Abbiamo scritto una mini-guida sulla Dematerializzazione dei documenti, con concetti chiave, riferimenti normativi, metodologie e soluzioni pratiche applicabili per la tua azienda.

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Consigli sulla gestione dei documenti digitali

La Dematerializzazione dei documenti può portare enormi vantaggi alle aziende ed è un requisito imprescindibile per gli Enti della Pubblica Amministrazione.

Al fine di evitare sprechi di tempo, soldi e risorse è fondamentale analizzare le proprie esigenze, al fine di individuare la soluzione informatica più adeguata.

Se, ad esempio, stai pensando di avviare un processo di Dematerializzazione dei processi produttivi del tuo business, un software gestionale ERP, un software BPM e soprattutto un software di gestione documentale digitale fanno al caso tuo.

Se invece vuoi digitalizzare dei moduli cartacei – ad esempio, moduli di richiesta informazioni, moduli di reclamo, sondaggi e acquisti – un software di modulistica digitale sarebbe perfetto per te!