Perché dovresti investire nella modulistica digitale

La modulistica digitale rappresenta una parte importantissima del processo di dematerializzazione, sia per le aziende private che – soprattutto – per enti della Pubblica Amministrazione.

Vediamo insieme di cosa si tratta e quali sono i benefici derivanti dall’utilizzo di moduli digitali.

Cos’è un modulo?

Tutti sappiamo cos’è un modulo, giusto?

Si tratta di un documento usato per raccogliere dei dati, con una struttura e un layout ben definiti.

La definizione fornita dalla pagina di Wikipedia sui form è:

“Un modulo è un documento con degli spazi (detti anche “campi” o “placeholder”) dentro cui scrivere o scegliere, riprodotto in una serie di documenti con contenuto simile.

Di solito le parti stampate dei moduli sono tutte identiche, ad eccezione, se possibile, di un numero seriale.

Una volta che è stato compilato e trasmesso, il modulo può essere definito “domanda” o “richiesta“, in quanto lo scopo principale di un modulo di solito e presentare una domanda o richiedere un servizio.

Da qui in avanti, utilizzeremo il termine “domanda” per indicare un modulo che è stato compilato e trasmesso da un utente.

La differenza fra modulo e form

Oggi si tende ad utilizzare il termine inglese “form” come sinonimo di “modulo”, soprattutto in ambito web.

Se ci riferiamo a un sistema, cartaceo o digitale, che consente alle persone di inserire dei dati secondo una struttura predefinita, possiamo usare entrambi i termini.

In ambito informatico, invece, i professionisti dello sviluppo utilizzano il termine “modulo” per indicare parti di un sistema informatico (ad esempio, diverse funzionalità di un software), mentre il form è sempre riferito al formulario da compilare.

Questo è dovuto in parte anche al fatto che il tag HTML che si utilizza è, appunto, <form>

Com’è fatto un modulo

Un modulo, cartaceo o digitale, contiene:

• Campi o field: spazi bianchi dentro cui inserire dei valori. A loro volta i campi si suddividono in:
  • campo di testo o text field: l’utente inserisce una testo libero, eventualmente può ricevere istruzioni su come formattare il testo (es. tutto maiuscolo);
  • area di testo o textarea: simile al campo di testo ma più esteso, solitamente è alto almeno 5 righe e viene utilizzato per consentire l’inserimento di un testo più lungo;
  • caselle di controllo o checkbox: l’utente può scegliere più elementi da una lista predefinita;
  • pulsanti di opzione o radio button: l’utente può scegliere un elemento da una lista predefinita;
• etichette o label: i titoli dei campi. Dovrebbero essere brevi, significativi e comprensibili per l’utente;
• istruzioni: può essere presente un breve testo, o una legenda, che spiega come compilare il modulo o come trasmetterlo.

Le differenze fra un modulo cartaceo e un modulo digitale

Ora che abbiamo definito cos’è un modulo e da quali elementi è composto, vediamo quali sono le principali differenze fra la versione tradizionale e quella digitale:

• Supporto fisico: la prima differenza, ovviamente, sta nel tipo di supporto. Il modulo cartaceo è stampato su carta, mentre il modulo digitale viene visualizzato su dispositivi digitali, come computer, tablet e smartphone;
• segnaposti o placeholder: si tratta di testi esemplificativi visualizzati in un campo vuoto che scompaiono quando l’utente seleziona il campo o inizia a scriverci dentro, utili per suggerire all’utente cosa scrivere nel campo. Ovviamente, i placeholder possono essere usati solo nei moduli digitali;
• bottoni: solitamente i moduli digitali contengono almeno un bottone di invio. A seconda della complessità e delle caratteristiche, possono presentare anche un bottone di reset, che cancella in un solo click tutti dati inseriti;
• campi avanzati come ad esempio:
  • select o Dropdown: una tendina che si apre al click e mostra una serie di elementi tra cui scegliere;
  • campo numerico o number field: un campo in cui è possibile inserire solo dei numeri;
  • campo email o email field: un campo in cui è possibile inserire solo un indirizzo email;
  • campo password o password field: un campo che sostituisce il testo inserito con dei caratteri predefiniti, per garantire che la password inserita non possa essere letta dall’esterno;
  • campo data o date field: un campo per inserire una data o un range di date. Per facilitare l’utente, solitamente si utilizzano un calendario o un orologio che compaiono al click e facilitano la scelta del giorno o dell’ora;
  • campo di upload: tra le funzionalità più utili di un modulo digitale, questo campo permette all’utente di allegare uno o più file in formato digitale (immagini, documenti, video…);
  • campo di range: dà all’utente la possibilità di specificare un valore numerico a scelta fra una scala di valori;
  • toggle: un campo toggle ha un funzionamento simile a un interruttore. L’utente, infatti, può scegliere se un determinato campo è “acceso” o “spento”, o anche “vero” o “falso”;
  • autocompletamento o autocomplite: suggerisce un valore in base alle lettere che vengono inserite dall’utente. Un’ottima alternativa alla checkbox e alla select quando c’è un alto numero di valori fra cui scegliere;
• controlli automatizzati: a differenza di un modulo cartaceo, per cui un errore nella compilazione può essere individuato solo da una persona che fisicamente legge la domanda, nel modulo digitale si programmano dei controlli automatizzati che rilevano gli errori e bloccano la trasmissione della domanda finché questi non sono stati corretti. Questo permette di evitare enormi sprechi di tempo e ridurre il rischio di vedersi bocciare una domanda!

I vantaggi dei moduli online

Come avrai già intuito, i moduli online hanno moltissimi vantaggi rispetto a quelli cartacei, a cominciare dalla loro struttura dati.

I benefici più importanti che derivano dall’utilizzo di modulistica digitale sono:

• Possibilità di usare campi avanzati;
• riduzione degli errori;
• riduzione dei tempi di processo;
• riduzione degli sprechi di carta;
• migliore fruibilità delle informazioni;
• maggiore accessibilità.

Campi avanzati

Un modulo digitale può contenere molte più tipologie di campi.

Ciò consente di migliorare il design, ottimizzare il layout e rendere l’esperienza utente più piacevole.

Per approfondire leggi l’articolo: L’importanza della User Experience per il successo di un progetto , in cui spieghiamo cos’è la UX e perché può determinare il successo o il fallimento di un sistema informatico.

Riduzione degli errori

Un form digitale può eseguire dei controlli automatizzati e dinamici sui dati inseriti dall’utente, e questo consente di ridurre quasi a zero il rischio di commettere degli errori durante la compilazione.

Pensa, ad esempio, a un campo in cui bisogna scegliere fra tre opzioni. Nel modulo cartaceo, c’è sempre il rischio che la persona sbagli e selezioni più di un’opzione, perché magari non ha letto le istruzioni, non le ha capite o si è distratta.

Con un modulo online, questo errore non si verificherebbe, perché nel momento in cui l’utente clicca su un’opzione, le altre due opzioni vengono deselezionate (questo, naturalmente, se lo sviluppatore ha fatto bene il suo lavoro!).

Gli errori non riguardano solo l’utente che compila il modulo, ma anche la persona incaricata di raccogliere e processare i moduli compilati.

I fogli di carta possono andare persi, rovinarsi, oppure l’incaricato può dimenticare di registrare un determinato campo o, peggio, un intero modulo.

Con un sistema di modulistica online tutto ciò non può accadere, in quanto è il sistema a occuparsi di salvare tutti i dati in un database specifico e a processarli secondo quanto stabilito, riducendo le possibilità di errore umano quasi a zero.

Riduzione dei tempi di processo

Uno dei grossi vantaggi dei moduli digitali è che i dati possono essere processati in maniera automatizzata, per esempio essere salvati in un database oppure generare un documento PDF da scaricare.

Anche nel caso in cui non esista un sistema automatizzato, e quindi ci fosse una persona che fisicamente legge i dati inseriti dall’utente per poi farne ciò che vuole (pensa, ad esempio, al form di contatto di un sito web), i tempi si riducono notevolmente.

Spesso, infatti, succede che l’operatore perda tempo prezioso solo per riuscire a capire cosa c’è scritto nella domanda, perché la persona che lo ha compilato ha una pessima calligrafia, utilizza una penna con poco inchiostro o perché il supporto cartaceo si è rovinato.

Tutti questi problemi ovviamente non si verificano nei moduli digitali!

Basta sprechi di carta

Uno degli obiettivi principali della modulistica online, e della dematerializzazione in generale, è la riduzione dell’utilizzo di carta.

Questo significa minori costi di stampa e migliore organizzazione degli spazi.

La riduzione di carta riguarda anche gli allegati alle domande, che a volte possono raggiungere volumi notevoli.

Filtri, statistiche e organizzazione delle informazioni

Utilizzando un sistema di modulistica online integrato ben strutturato potrai accedere rapidamente ai dati inviati dagli utenti, filtrarli, aggregarli ed esportarli, ottenere statistiche e organizzare le domande come preferisci.

Accessibilità

Quando si sta erogando un servizio digitale, non bisogna trascurare l’importanza dell’accessibilità del sistema informatico utilizzato, soprattutto quando abbiamo a che fare con servizi destinati al grande pubblico come la Pubblica Amministrazione.

Il termine “accessibilità” si riferisce alla possibilità di utilizzare un servizio (soprattutto in ambito web) da parte di persone con delle disabilità fisiche o intellettive temporanee o permanenti, es. disturbi della vista, disturbi dell’udito, disabilità motorie…).

Come potrai intuire, un modulo cartaceo è scarsamente accessibile, in quanto una persona con disabilità alla vista o difficoltà a scrivere avrebbe certamente bisogno di un aiuto esterno.

Un modulo digitale, al contrario, può bypassare gli ostacoli e integrarsi perfettamente con le tecnologie assistive* utilizzate dalla persona disabile, che dunque non avrà alcun problema a leggere, compilare e inviare la domanda tramite il proprio dispositivo.

(*) Si tratta di strumenti tecnologici realizzati appositamente per consentire alle persone con disabilità di interagire con interfacce informatiche. Sono esempi di tecnologie assistive i lettori di schermo (o screen reader), i display Braille e i sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri.

Come creare un modulo digitale?

Ora che abbiamo illustrato i vantaggi dell’utilizzo di un sistema di modulistica online, passiamo alla parte pratica.

Un form digitale viene scritto utilizzando codice di programmazione, come PHP e JavaScript, HTML (per definire la struttura degli elementi della pagina) e CSS (per il design della pagina).

Ma non temere: oggi non è necessario essere programmatori professionisti per creare i propri moduli digitali!

Esistono molti software, gratuiti e a pagamento, per creare e condividere moduli online, anche senza conoscenze di sviluppo.

Come sempre, il consiglio è di valutare molto attentamente quali sono le tue necessità e affidarti a un’azienda informatica esperta nella creazione di software per la modulistica, per realizzare un software su misura che ti garantisca la massima ottimizzazione dei processi di gestione e raccolta di domande online, in maniera sicura ed efficace.

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FAQ sui moduli digitali