Cos’è il Software Gestionale e a cosa serve?

Il software gestionale permette alle aziende di ogni dimensione di automatizzare i processi di gestione, risparmiando tempi e costi e ottimizzando le attività.

In questa guida trovi una panoramica approfondita su cos’è un software gestionale, a cosa serve, come funziona e quali sono i vantaggi di utilizzarne uno per la tua impresa.

Definizione di software gestionale

Un software è un insieme di componenti e moduli che compongono un sistema di elaborazione di dati.

Il software gestionale è un particolare tipo di software utilizzato dalle imprese per gestire i propri processi aziendali.

Il software di gestione aziendale di solito comprende varie applicazioni o moduli, ognuno dei quali offre diverse funzionalità in base alle esigenze specifiche.

Oggi esistono moltissimi software gestionali in commercio e un’azienda può decidere di affidarsi a una soluzione pronta o sviluppare il proprio gestionale completamente personalizzato.

Come funzionano i software gestionali

L’applicativo, che può essere installato sul computer o utilizzato attraverso un browser web, ha lo scopo principale di semplificare, velocizzare e migliorare l’efficacia dei processi aziendali.

I processi aziendali più comuni che possono essere gestiti attraverso il software gestionale sono, ad esempio:

• emissione e gestione di fatture, note di credito e DDT in formato digitale;
• creazione di documenti in formato digitale;
• gestione del catalogo prodotti/servizi;
• gestione della contabilità;
• gestione del magazzino;
• registrazione delle vendite;
• creazione anagrafica clienti;
• gestione del bilancio contabile;
• vendita di prodotti e servizi online tramite e-commerce;
• analisi e statistiche avanzate su acquisti e vendite;
• gestione del processo di produzione, lancio e omologazione prodotti;

Il software, quindi, può essere sviluppato specificamente per l’azienda, con funzionalità personalizzate in base alle esigenze, oppure ci si può affidare a una delle tantissime soluzioni in commercio (tra i software gestionali più famosi ci sono Zucchetti, Oracle e SAP.

Tipologie di software gestionale

Il software gestionale può coprire un’area specifica dei processi di business (ad esempio la contabilità, la vendita o il project management) oppure comprendere più moduli, ognuno con un suo set di funzionalità specifiche per un determinato dipartimento aziendale.

Le tipologie di software gestionali più diffuse sono:

• software per la contabilità;
• software per il magazzino;
• software per l’e-commerce;
• software per la fatturazione;
• software per la produzione
• software gestionale ERP.

Vediamo nel dettaglio quali sono le funzionalità di ogni tipologia.

Software per la contabilità

Le funzionalità tipiche sono:

• Gestione prima nota;
• gestione registri IVA e liquidazioni IVA;
• stampa e riclassificazione bilancio contabile;
• gestione partite e scadenze;
• creazione delle fatture, le note di credito e i DDT;
• gestione fatturazione elettronica.

Software per il magazzino

Ogni azienda ha le sue esigenze specifiche, ma in generale le funzioni di qualsiasi software gestionale per il magazzino sono:

• salvataggio anagrafica clienti;
• registrazione vendite;
• registrazione carichi.

Software per l’e-commerce

Sempre più imprese investono nella creazione di sistemi di vendita elettronica, detti anche e-commerce.

Negli ultimi anni, sono state pubblicate numerose tecnologie e piattaforme Saas che consentono di creare e gestire uno o più negozi virtuali, senza necessariamente avere conoscenze approfondite di web development o web design.

Fra queste ci sono, ad esempio, WooCommerce (plugin di e-commerce per il CMS WordPress), Prestashop e Magento.

I siti e le app di e-commerce hanno caratteristiche comuni:

• gestione di prodotti, categorie e varianti di prodotto, anche in più lingue;
• sincronizzazione degli articoli fisici con codice, descrizione, immagine, scheda tecnica ecc…;
• gestione delle modalità di pagamento e di spedizione;
• gestione di più negozi online;
• emissione di fattura digitale.

Software per la fatturazione

In generale, un software per la fatturazione permette di:

• emettere fatture, DDT, ordini e preventivi digitali;
• generare gli alert per le scadenze di incasso o pagamento successivo;
• ricevere statistiche sul fatturato.

Software per la produzione

Questa tipologia di software gestionale ha l’obiettivo principale di ottimizzare il ciclo informativo sui processi di produzione aziendale. Tra le funzionalità tipiche ci sono:

• gestione della distinta base;
• gestione dei lanci di produzione;
• pianificazione del fabbisogno dei materiali (MRP);
• gestione della raccolta dei dati di produzione.

Software gestionale ERP

ERP sta per Enterprise resource planning, ovvero “pianificazione delle risorse di impresa”.

Si tratta di un software che gestisce tutti i processi aziendali, per esempio le vendite, gli acquisti, il magazzino, la contabilità, la produzione ecc…

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I vantaggi per le aziende

Come avrai già intuito, un software gestionale ti permette di automatizzare uno o più processi aziendali, risparmiando molto tempo e riducendo i margini di errore.

Soprattutto per le aziende con processi produttivi e strutture complesse, diventa fondamentale affidarsi a uno strumento informatico affidabile e sicuro, modellato su obiettivi e necessità di business.

Riassumendo, i principali benefici di utilizzare un software gestionale sono:

• risparmio di tempo;
• processo di dematerializzazione semplificato;
• maggiore efficienza del personale;
• riduzione degli errori;
• statistiche precise e avanzate;
• maggiore controllo sui processi aziendali.

Come scegliere il gestionale giusto per te

La scelta di un software dipende da molti fattori.

Per prima cosa, devi decidere se affidarti a un software non proprietario, quindi un prodotto che puoi acquistare e iniziare ad utilizzare da subito ma che non ha alcuna personalizzazione e che quindi “devi prendere così com’è”, oppure chiedere a una software house di sviluppare una piattaforma ad hoc per il tuo business.

Indipendentemente da quale soluzione sceglierai, tieni in considerazione questi elementi:

• Efficienza: l’applicativo deve funzionare correttamente e avere tutte le funzionalità che ti servono;
• Usabilità e design: il software deve essere semplice da utilizzare e intuitivo. Il design non deve essere “bello”, ma funzionale (se vuoi approfondire leggi questo articolo sulla User Experience);
• Flessibilità e integrazione: una piattaforma gestionale deve avere dei moduli che permettano di integrare funzionalità da altri sistemi informatici.

Conclusioni

I software gestionali sono un investimento assolutamente consigliato per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni, dal suo settore di riferimento o dal modo in cui è organizzata internamente.

Se stai pensando di sviluppare un applicativo gestionale per la tua azienda, assicurati di affidarti a un’azienda informatica seria e competente, con esperienza comprovata nell’ambito dello sviluppo di software aziendali.

FAQ sui software gestionali